Een metadatakoppeling wordt gebruikt om gegevens vanuit xential als metadata door te geven aan een andere applicatie. Denk hierbij aan het vullen van een documenteigenschap (zoals auteur of onderwerp) of het doorgeven van gegevens aan een gekoppelde integratie. Dit artikel beschrijft waar je metadatakoppelingen kunt instellen, hoe je ze maakt en hoe je ze weer verwijdert.
Waar kun je een metadatakoppeling instellen?
Een metadatakoppeling kan op verschillende locaties in xential|manager worden ingesteld. De plek bepaalt wanneer de koppeling wordt toegepast:
- Instellingen: via Instellingen > Metadatakoppelingen en de gewenste integratie. De koppeling wordt altijd toegepast, ongeacht het document of de gebruiker.
- Gebruikersgroepen: de koppeling wordt alleen toegepast als een gebruiker uit deze groep een document opbouwt.
- Gebruikers: de koppeling wordt alleen toegepast als de betreffende gebruiker een document opbouwt.
- Sjabloongroepen: de koppeling wordt toegepast bij een document dat is gemaakt op basis van een sjabloon uit deze groep.
- Sjablonen: de koppeling wordt toegepast bij een document dat is gemaakt op basis van het betreffende sjabloon.
- Kop- en voettekstgroepen: de koppeling wordt toegepast als een document een kop- of voettekst uit deze groep bevat.
- Kop- en voetteksten: de koppeling wordt toegepast als een document de betreffende kop- of voettekst bevat.
- Componentgroepen: de koppeling wordt toegepast als een document een component uit deze groep bevat.
- Componenten: de koppeling wordt toegepast als een document het betreffende component bevat.
Op alle locaties behalve het hoofdmenu kun je de optie voor metadatakoppelingen vinden door met de rechtermuisknop op het object te klikken.
Welke gegevens kun je doorgeven?
De beschikbare gegevens zijn afhankelijk van de locatie waar de metadatakoppeling is ingesteld. Op elke locatie zijn ten minste deze categorieën beschikbaar:
- Eigenschappen van de gebruiker of gebruikersgroep.
- Eigenschappen van de sjabloongroep of het sjabloon.
- De huidige datum en tijd.
Bij sjablonen, kop- en voetteksten en componenten zijn extra categorieën beschikbaar, omdat deze objecten vragen of gegevensbronnen kunnen bevatten (zoals XML, query's of webservicefuncties). De data die hieruit beschikbaar komt, kan ook worden doorgegeven.
Een paar voorbeelden:
- Bij een sjabloon kun je het antwoord op een vraag doorgeven aan een ander systeem.
- Bij een sjabloongroep kun je de naam van de auteur doorgeven, telkens wanneer een gebruiker een document opbouwt op basis van een sjabloon uit die groep.
- Bij een gebruikersgroep kun je de naam van het sjabloon doorgeven, telkens wanneer iemand uit die groep een document opbouwt.
- Bij een component kun je de waarde van een XML-veld doorgeven, telkens wanneer een document wordt opgebouwd waarin dit component is verwerkt.
Een metadatakoppeling maken
Onderstaand stappenplan gaat uit van een sjabloon met vragen, maar werkt op dezelfde manier voor andere objecten waarop metadatakoppelingen kunnen worden gemaakt.
Een metadatakoppeling verwijderen
Tip
De stappenplannen in dit artikel beschrijven het vullen van documenteigenschappen, maar dezelfde werkwijze kan worden gebruikt voor andere integraties die metadatakoppelingen ondersteunen.