Documenten die zijn opgebouwd met xential bevatten standaard documenteigenschappen zoals Auteur, Titel en Laatst gewijzigd door. Deze zijn zichtbaar in Microsoft Word onder Bestand > Info. In xential kun je deze eigenschappen op verschillende manieren aansturen, afhankelijk van wat je wilt bereiken. Dit artikel beschrijft de drie beschikbare opties.


Optie 1: een Word-eigenschap vullen met een vraag uit het sjabloon

Gebruik deze optie wanneer je een bestaande Word-documenteigenschap wilt vullen met het antwoord op een xential-vraag. Een veelvoorkomend voorbeeld is het automatisch vullen van de documenttitel op basis van een ingevoerd onderwerp.

1
Open in xential|manager de eigenschappen van het betreffende sjabloon.
2
Selecteer de vraag waarvan het antwoord in de Word-eigenschap moet komen.
3
Klik op Metadata koppelen en kies de gewenste Word-eigenschap (bijvoorbeeld title).
4
De koppeling is actief zodra de naam van de documenteigenschap tussen haakjes achter het xential-vraagveld staat.


Optie 2: een Word-eigenschap vullen met een xential-eigenschap

Gebruik deze optie wanneer je een Word-eigenschap wilt vullen met een vaste of organisatie-brede waarde, zonder dat de eindgebruiker hier iets over hoeft in te vullen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je in plaats van de ingelogde gebruiker de naam van de organisatie als auteur wilt tonen, of wanneer je Laatst gewijzigd door wilt aanpassen.

1
Maak in xential|manager via Instellingen > Xential-eigenschappen beheren een categorie aan.
2
Voeg een eigenschap toe en geef deze een herkenbare naam.
3
Vul de eigenschap met de gewenste waarde op het juiste niveau (gebruikersgroep, sjabloongroep of sjabloon).
4
Koppel de eigenschap via Documenteigenschappen metadatakoppelingen aan de gewenste Word-eigenschap (bijvoorbeeld author of lastsavedby).

Veelvoorkomende toepassingen:


Optie 3: een nieuwe documenteigenschap toevoegen

Gebruik deze optie wanneer de gewenste documenteigenschap niet standaard in Word aanwezig is. Je kunt dan zelf een nieuwe eigenschap aanmaken en deze vullen via optie 1 (xential-vraag) of optie 2 (xential-eigenschap).

1
Ga in xential|manager naar Instellingen > Documenteigenschappen beheren.
2
Klik op Toevoegen en vul de gewenste omschrijving in.
3
Vul de nieuwe eigenschap volgens optie 1 of optie 2.


Let op

Een nieuw aangemaakte documenteigenschap is pas de volgende dag zichtbaar in de metadatavelden en kan dan ook pas worden gekoppeld. Deze optie wordt in de praktijk weinig gebruikt.


Tip

Wanneer je sjablonen naar een test- of productieomgeving overzet, zorg er dan voor dat de xential-eigenschap op de doelomgeving aanwezig is met exact dezelfde ID. De koppeling werkt alleen wanneer de ID identiek is. Geef de eigenschap eventueel een logische naam in plaats van de standaard gegenereerde ID.